Resepsionis memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang merupakan bagian dari deskripsi pekerjaannya. Poin-poin yang tercantum di bawah ini, akan memberikan gambaran yang jelas tentang karir sebagai resepsionis beserta tugas dan tanggung jawab resepsionis.
Pada mulanya, resepsionis bertanggung jawab hanya untuk tugas seperti menjawab panggilan telepon, dan meneruskan panggilan tersebut untuk masing-masing departemen, menerima dan mengirim email, mengurus surat-menyurat, dan melayani visitor sesuai kebutuhan mereka. Zaman sekarang ini, dengan perkembangan teknologi dan berkembangnya ruang lingkup perusahaan, maka tugas resepsionis telah mengalami perubahan yang luar biasa.
Tugas dan tanggung jawab resepsionis
Menjawab panggilan telepon dan email
Resepsionis diharapkan dapat mengatasi setiap panggilan telepon masuk dan email bagi perusahaan. Email diteruskan ke masing-masing departemen yang bersangkutan. Hal yang sama juga berlaku untuk panggilan telepon. Pertanyaan melalui telepon juga harus diperhatikan. Pada saat menjawab panggilan, resepsionis harus menjaga etika yang benar.
Menerima visitor
Resepsionis perusahaan, adalah orang pertama di mana visitor biasanya pertama kali akan mengajak berbicara padanya. Dengan demikian, resepsionis harus menjaga image perusahaan. Resepsionis harus ramah dan pada saat yang sama percaya diri.
Perlengkapan kantor
Resepsionis diharapkan dapat menjaga perlengkapan kantor, memantau dan memelihara. Alat tulis kantor harus dimanfaatkan dengan baik dan catatan arsip harus dijaga.
Resepsionis bertugas untuk membantu tugas administrasi
- Kebanyakan perusahaan membuat daftar pengunjung. Resepsionis harus memastikan bahwa setiap pengunjung mengisinya.
- Resepsionis biasanya diharapkan dapat membantu manajemen dari HRD dalam proses pengumpulan data dan memeriksa dan mengecek kembali daftar kehadiran karyawan.
Resepsionis bertugas untuk membantu tugas sekretaris
Meeting perusahaan, seperti rapat umum, membutuhkan resepsionis untuk melakukan tugas ganda pada tingkat yang berbeda. Resepsionis menginformasikan kepada semua anggota yang bersangkutan dari pertemuan tersebut. Ruang konferensi harus dilengkapi dengan alat yang diperlukan. Resepsionis harus hadir sepanjang pertemuan dan bertugas seperti sekretaris, untuk mencatat. Hal ini harus kemudian dikirimkan kepada orang-orang yang bersangkutan.
Seperti kita ketahui, resepsionis menciptakan kesan pertama dari sebuah perusahaan. Ini berarti resepsionis harus mempertahankan sikap profesional saat bercakap-cakap disertai dengan gaya komunikasi verbal dan tertulis yang baik. Dan yang paling penting adalah menjaga kesopanan di sekitar ruang tunggu.
Resepsionis juga diminta untuk memantau pengunjung, hanya dalam kasus jika mereka melihat kegiatan yang mencurigakan. Kadang-kadang, meja resepsionis memiliki sistem keamanan, seperti layar monitor dari cctv yang menampilkan segala sesuatu yang tertangkap oleh kamera setiap menit.
Semua tugas dan tanggung jawab resepsionis yang disebutkan di atas, memberitahu kita bahwa resepsionis harus sangat memperhatikan manajemen waktu, pemecahan masalah, dan analisis. Hal ini juga diharapkan bahwa resepsionis harus menyadari legalitas perusahaan. Satu hal yang pasti, dengan begitu banyak tugas dan tanggung jawab, maka pekerjaan sebagai resepsionis tidak lagi sederhana.
