Dalam beberapa tahun terakhir ini, tugas dan tanggung jawab sekretaris telah mengalami banyak perubahan yang signifikan. Karena alasan tersebut, banyak orang yang memilih untuk meniti karir sebagai sekretaris. Jika anda salah satu dari mereka, maka penting bagi anda untuk mengetahui tentang tanggung jawab utama sekretaris.
Sebelumnya, peran sekretaris terbatas untuk menangani catatan dari bos mereka, mengetik, menyimpan informasi, dsb. Namun, dengan munculnya teknologi dalam perusahaan dan kantor, tugas-tugas telah diperluas untuk hal-hal yang profesional dan manajerial. Sekretaris, pada masa sekarang ini seharusnya tidak hanya memiliki keterampilan administrasi, tetapi juga harus memiliki pengetahuan tentang hukum perusahaan, tata kelola perusahaan, undang-undang dan pasar modal.
Sekretaris yang juga disebut staf profesional memiliki tanggung jawab untuk mendukung dan membantu para manajer serta para direktur perusahaan dengan pekerjaan mereka. Sekretaris juga merupakan mediator penting antara perusahaan, stakeholder dan klien.
Apa saja tugas sekretaris?
Meskipun peran sekretaris telah jauh berubah, ada tugas-tugas tertentu yang masih harus dilakukan oleh seorang profesional di kantor. Dia harus melihat bahwa perusahaan berjalan secara efisien dan terorganisir, dan karenanya memiliki kewajiban untuk menangani data dengan tepat, baik untuk dokumen kertas ataupun elektronik. Mereka harus melakukan penelitian, berkomunikasi dengan anggota staf serta klien. Mereka harus mencatat janji dan memastikan bahwa masing-masing dilakukan pada waktunya. Menangani situasi sulit tanpa bantuan siapapun juga dapat dikatakan sebagai salah satu tugas penting dari seorang sekretaris.
Salah satu tanggung jawab utama seorang sekretaris adalah untuk mengatur dan menjadwalkan pertemuan. Dia juga memiliki tugas untuk menginformasikan dewan direksi dan para pemangku kepentingan tentang pertemuan dan agendanya. Sekretaris harus membuat catatan rinci proses dari hasil rapat. Ini termasuk mendokumentasikan kegiatan dan hal-hal yang dibahas dalam pertemuan. Setelah pertemuan berakhir, catatan harus diajukan, baik untuk referensi lebih lanjut, dan keputusan dari pertemuan tersebut harus disampaikan kepada karyawan lain.
Sekretaris harus mengetahui tentang pasar modal dan transaksi melalui broker perusahaan. Mereka juga harus memeriksa dokumen dan rekaman dari transfer saham perusahaan. Berkomunikasi dengan para pemegang saham juga menjadi tugas sekretaris. Dia harus mengirim laporan tahunan, pemberitahuan dan surat edaran tentang kebijakan perusahaan, pertemuan, kepada pemegang saham dengan teratur.
Sekretaris berkewajiban untuk mendapatkan laporan bulanan dan tahunan dan rekening yang diterbitkan. Terlepas dari ini, mereka juga mungkin memiliki tanggung jawab tambahan mengawasi sekretaris lain dalam perusahaan, dan juga untuk melatih staf baru. Bahkan ketika perusahaan menunjuk direktur baru, bukan hanya tanggung jawab sekretaris untuk membimbing mereka, tetapi juga untuk mengatur program-program pelatihan khusus.
Kualifikasi dan keterampilan yang wajib dimiliki
Lulusan sekolah tinggi ditambah dengan keterampilan administrasi adalah satu-satunya hal yang dibutuhkan untuk menjadi sekretaris sebelumnya. Karena peran sekretaris di perusahaan berubah, maka pengusaha lebih memilih calon yang setidaknya memiliki gelar sarjana, dan terkadang orang yang memiliki spesialisasi pada suatu bidang.
Sebagai sekretaris, seseorang harus mampu berkomunikasi dengan banyak orang dengan beragam karakter, klien, serta perusahaan lain. Oleh sebab itu salah satu keterampilan paling penting yang harus dimiliki adalah komunikasi bisnis yang baik dan keterampilan di tempat kerja. Keterampilan lain yang dibutuhkan adalah efisiensi dan ketepatan waktu. Terlepas dari keterampilan administrasi, mereka juga harus paham tentang aplikasi software yang canggih.
Ini adalah gambaran umum tentang tanggung jawab dan tugas sekretaris, yang akan bervariasi sesuai dengan ruang lingkup perusahaan. Satu hal yang harus diingat bahwa umumnya pekerjaan sekretaris berisi tanggung jawab, maka itu haruslah dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.
