Proses rekrutmen karyawan tampaknya mudah, meski di lain sisi mencari dan merekrut kandidat yang tepat adalah tugas yang membosankan dan juga menuntut ketelitian. Jika anda berkarir di bidang HRD, anda harus mengikuti pendekatan langkah demi langkah untuk mempekerjakan calon karyawan. Artikel ini akan memberikan informasi mendalam tentang berbagai kegiatan yang terlibat dalam perekrutan karyawan baru sebagai bagian dari tugas HRD.
Sebuah proses perekrutan karyawan sering menghasilkan hasil yang lebih baik dalam menemukan calon karyawan yang sempurna. Oleh karena itu, sangat penting bagi anda untuk merancang proses perekrutan, dan mempekerjakan para profesional terbaik. Meskipun proses perekrutan dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan, intisari rekruitmen memiliki langkah serupa. Berikut adalah prosedur langkah demi langkah secara garis besar yang diikuti oleh banyak perusahaan saat ini.
Proses Rekrutmen Karyawan
Fokus pada Persyaratan Kerja
Langkah pertama yang menjadi dasar perekrutan karyawan adalah melakukan analisis pekerjaan, untuk memahami akan suatu kebutuhan mengapa mencari karyawan, pekerjaan di bagian manakah, tingkat keterampilan manajerial dan teknis yang diperlukan dalam pekerjaan tersebut, dsb. Kemudian mengevaluasi dan menilai sumber daya manusia yang sudah ada terlebih dahulu, dan melihat apakah salah satu dari mereka dapat dimanfaatkan untuk posisi tersebut. Jika tidak ada maka yang diperlukan adalah mencari karyawan baru dengan membuka pengumuman lowongan kerja.
Merancang sebuah Deskripsi Pekerjaan
Mempersiapkan deskripsi pekerjaan sangat penting untuk kriteria seleksi, evaluasi, dan penilaian kinerja. Menjabarkan peran dan tanggung jawab pekerjaan dengan singkat, dan juga keahlian, kualifikasi, pengetahuan, karakteristik, dll. Perhatikan persyaratan yang tepat dari posisi seperti pendidikan dan pengalaman.
Menggaet Calon Karyawan
Anda dapat memanfaatkan platform seperti iklan koran, situs pencari kerja, forum, job fair, situs jejaring sosial, agen perekrutan, dll untuk menjangkau mereka. Cara terbaik untuk mempercepat penyaringan adalah memberikan gambaran yang jelas dari pekerjaan. Jangan lupa untuk menyebutkan kontak detail seperti email atau telepon untuk menerima respon dengan segera dan cepat dari calon karyawan. Setelah mengetahui tentang lowongan, banyak calon karyawan akan melamar pekerjaan.
Proses Seleksi
Anda dapat melakukan pemeriksaan awal dengan membandingkan CV calon karyawan dengan deskripsi pekerjaan. Anda juga dapat melakukan tes psikometri pada calon karyawan. Tes ini membantu calon bos untuk memperkiraan kesesuaian kandidat untuk posisi pekerjaan tertentu. Berbagai tes dapat digunakan untuk menilai kemampuan analisis mereka, keterampilan membangun tim, keterampilan kepemimpinan, keterampilan pemecahan masalah, dan kemampuan presentasi. Sebuah wawancara kerja lewat telepon juga dapat dilakukan untuk proses awal seleksi.
Satu hal yang sangat umum adalah meminta kandidat untuk mengisi formulir informasi pribadi, yang juga menyebutkan pengalaman mereka di bidang yang serupa, referensi, kontribusi, prestasi, dll.
Menyortir Lamaran
Berdasarkan CV mereka bersama dengan hasil tes dan formulir informasi pribadi, maka akan memilah beberapa calon untuk masuk dalam tes wawancara. Jangan lupa untuk mengkonfirmasi keberadaan semua orang paling lambat satu hari sebelumnya. Bagi calon karyawan yang tidak bisa datang untuk wawancara di hari itu, anda mungkin bisa mengaturnya, itu jika anda memang masih berniat mewawancarai dia.
Proses Wawancara dan Panggilan Akhir
Aturlah waktu untuk wawancara privat. Contoh kasus, anda dapat memilih calon pada skala 1 sampai 10 berdasarkan kualitas seperti pengalaman, sikap, kepribadian, kecocokan, dll. Kemudian tentukan 3 kandidat terkuat dan pilih salah satu kandidat untuk panggilan akhir. Calon karyawan yang tidak sesuai atau tidak terpilih, dapat dipertimbangkan untuk kebutuhan di masa depan, file lamaran disimpan terpisah.
Referensi dan Pemeriksaan Kesehatan
Anda mungkin juga ingin memeriksa ulang surat rekomendasi atau referensi yang mungkin telah terlampir dengan CV. Setelah anda melakukan itu, mungkin anda juga ingin mengetahui kesehatan dari calon karyawan. Beberapa perusahaan memiliki kebijakan mengenai pemeriksaan kesehatan.
Membuat Penawaran
Lakukan penawaran berdasarkan standar pendidikan dan pengalaman calon karyawan. Negosiasikan gaji yang sesuai antara kepentingan perusahaan dan calon karyawan. Berikan surat tawaran dalam perjanjian kerja yang menyebutkan fasilitas, pajak, tunjangan, dll. Hal terakhir adalah meminta tanda tangan pada surat penerimaan dan menyerahkan salinan ke calon karyawan. Berkomunikasi dengan calon karyawan secara teratur sampai saat benar-benar bergabung.
Proses Onboarding
Setelah calon karyawan bergabung pada tanggal yang ditetapkan, mulailah proses onboarding. Proses ini mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan berdasarkan kebijakan dan kebiasaan. Fungsi utama dari kegiatan onboarding adalah untuk memperkenalkan pendatang baru dengan sumber daya perusahaan, informasi, kebiasaan, fasilitas, tunjangan, organisasi, dll.
Jangan lupa untuk memberinya deskripsi kerja yang rinci pada hari pertama. Berikan sketsa program dari 5 sampai 7 hari untuk memberitahukan kepadanya tentang perusahaan, departemen, fungsi, visi dan misi, pelatihan kerja termasuk tugasnya.
Bantuan dan Evaluasi
Pastikan bahwa karyawan baru tidak menghadapi masalah dalam menyesuaikan diri dengan perusahaan. Banyak perusahaan memiliki sistem mentor di mana seorang karyawan lama memperkenalkan karyawan baru kepada orang lain dan membantu dia untuk berkenalan dengan budaya dari perusahaan. Sebagai seorang HR, anda harus menanyakan dan re-check tentang karyawan baru dari waktu ke waktu. Tawarkan bantuan anda dan mendorongnya untuk mengajukan pertanyaan dalam suatu kasus.
Evaluasi kinerja karyawan baru harus dilakukan secara bulanan. Jika kinerjanya memuaskan, maka karyawan dapat dikonfirmasi setelah masa percobaan.
Langkah-langkah ini tidak hanya memungkinkan anda untuk menemukan dan mempertahankan kandidat yang tepat, tetapi juga membantu dalam mempertahankan dokumentasi yang tepat dari proses perekrutan. Carilah waktu untuk berdiskusi dengan karyawan baru dan membuatnya merasa dihargai.
