Surat peringatan untuk karyawan diberikan oleh perusahaan karena berbagai alasan yang dapat mencakup kinerja yang tidak memuaskan, kesalahan, dan kasus-kasus pelanggaran lainnya di kantor. Untuk menulis surat peringatan yang efektif kepada karyawan karena berbagai alasan tersebut, berikut adalah format surat peringatan untuk karyawan.
Ada kasus tertentu ketika seorang karyawan tidak mematuhi norma-norma, aturan dan etika kerja dari perusahaan di mana dia bekerja. Karyawan yang menunjukkan masalah pelanggaran serius selama periode waktu yang panjang, menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, peran manajemen HRD sangat penting, karena seseorang perlu untuk memperingatkan karyawan sebelum dia menciptakan masalah bagi rekan dan koleganya. Sebuah surat peringatan menentukan penyebab pasti peringatan dan secara tidak langsung adalah sinyal bagi karyawan, bahwa jika dia tidak mengubah sikap, perusahaan akan memaksanya untuk mengakhiri pekerjaannya.
Beberapa alasan dikeluarkannya surat peringatan
Surat peringatan diberikan kepada karyawan atas satu atau beberapa kasus. Berikut ini adalah alasan yang termasuk tetapi tidak terbatas pada kasus tersebut;
- Perilaku tidak profesional yang melanggar aturan perusahaan.
- Pembangkangan.
- Argumen verbal yang mengarah pada penggunaan bahasa yang kasar.
- Ketidakhadiran terlalu sering tanpa alasan yang masuk akal.
- Kegagalan terus-menerus untuk jangka waktu yang lama.
- Tidak menghormati kebijakan manajemen.
Format surat peringatan
Setiap surat peringatan harus berisi tentang informasi berikut;
- Nama, peruntukan, dan departemen karyawan yang bersangkutan
- Nama, peruntukan, dan instasi yang berwenang
- tanggal
- Subyek, yang harus selalu mengandung kata-kata “Peringatan”
- Pengenalan insiden bersama dengan tanggal yang terjadi
- Peringatan terakhir diberikan kepada karyawan
- Implikasi mengatakan perilaku
- Tindakan yang diambil
- Kesimpulan
Berikut di bawah ini adalah contoh format surat peringatan yang dapat digunakan dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan anda.
Nama Perusahaan
Alamat Perusahaan
Nomor Telepon
Tanggal:
Kepada
Nama Karyawan
Posisi/ Jabatan Karyawan
Nama Departemen
NIP
Surat peringatan untuk _(alasan)_
Paragraf ini menyatakan alasan mengapa surat peringatan dikeluarkan untuk karyawan. Jika diperlukan, seseorang dapat menyebutkan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
Paragraf ini menjelaskan peringatan yang sebenarnya kepada karyawan. Ini juga menyatakan tindakan yang dilakukan oleh perusahaan sebagai bagian dari proses tindakan korektif dan mengatur batas waktu untuk memperbaiki masalah. Paragraf ini ditutup dengan menyebutkan efek masalah dan batas waktu.
Hormat kami,
Nama pengirim
Posisi
Departemen
PT. Saya Makmur
Jl. Cinta 303, Karimunjawa
0888999111222
Tanggal: 17 Mei 2015
Kepada
Saudara Bejo
NIP: 14574
Marketing Department
Surat peringatan karena melanggar peraturan perusahaan
Sesuai kebijakan kepegawaian no. 285-b, kami mengeluarkan surat peringatan bagi anda karena datang terlambat untuk bekerja selama satu bulan terakhir.
Jam kerja telah diklarifikasikan kepada anda pada hari pertama kerja, dan anda telah setuju untuk mematuhinya. Namun, bahwa anda telah terus-menerus datang terlambat ke kantor untuk alasan yang tidak diketahui dengan pasti oleh manajemen. Hal ini dapat mempengaruhi produktivitas perusahaan, kinerja anda dan peringkat penilaian di masa depan. Jika terdapat masalah, harus diselesaikan dengan atasan anda.
Selanjutnya, waktu kerja anda akan diawasi secara ketat oleh manajemen dan diharapkan bahwa anda mematuhi jam kerja yang ditetapkan oleh perusahaan. Kegagalan untuk memenuhi persyaratan akan menghasilkan tindakan serius dan mungkin juga mengarah pada penghentian kerja anda.
Hormat kami,
Heru Sutimbil
HRD Manager
Tips dalam menulis surat peringatan
Menyebutkan fakta dengan benar
Mulailah menulis surat peringatan dengan menyebutkan penyebab pasti masalah. Misalnya, jika karyawan memang benar nakal selama lebih dari beberapa minggu atau hari, anda dapat menulis seperti “Surat ini dikeluarkan sebagai peringatan atas kesalahan anda dalam gedung kantor selama jam kerja. Selama tiga minggu terakhir, atasan anda (nama) dan tiga rekannya mengeluh tentang kesalahan anda. Manajemen telah berurusan dengan masalah dengan perhatian penuh dan telah menyatakan anda bersalah karena melanggar aturan yang ditetapkan perusahaan.” Berikan penyebab yang jelas dan tepat dari surat peringatan.
Lebih spesifik
Merujuk pada peristiwa dengan fokus pada tanggal, fakta dan orang-orang yang terlibat. Dalam kasus anda tidak menyadari tanggal dan faktor lainnya, sebutkan masalah yang telah dibuat karyawan tersebut sehubungan dengan kode etik di tempat kerja. Peringatan harus disebutkan sebagai upaya bahwa karyawan harus menyadari implikasi menerima surat peringatan.
Harapan dari karyawan
Sebutkan apa yang diharapkan dari karyawan sesuai aturan perusahaan. Sangat penting untuk menyoroti area dimana karyawan telah melanggar kode etik yang ditetapkan oleh perusahaan. Karyawan juga perlu diingatkan atas kredibilitas di masa lalunya, termasuk prestasi lainnya jika ada. Selain itu, adalah sama penting untuk membuat karyawan memahami bahwa perilaku atau pelanggaran aturan dapat menghambat kinerja kolektif tim, sehingga menghambat pertumbuhan perusahaan.
Penutup yang tegas
Dalam kesimpulan surat, berikan karyawan untuk secara ketat mengikuti pedoman perusahaan karena semua tindakan karyawan berada di bawah pengawasan dari atasan. Surat peringatan harus jelas menyatakan bahwa dalam kasus karyawan tidak dapat membuat perubahan sikap, atau tidak bersedia untuk bekerja dalam kerangka peraturan yang ditetapkan oleh perusahaan, maka atasan dapat menghentikan dia dari pekerjaan.
Dalam mengeluarkan surat peringatan untuk karyawan, dapat diingat bahwa moral karyawan tidak dapat terpengaruh dengan cara apapun. Selain itu, atasan tidak boleh terlalu kritis terhadap situasi. Pada intinya, perusahaan akan memaksa karyawan untuk fokus pada kesalahannya dan belajar secara konstruktif. Hal ini juga akan menyebabkan hubungan yang lebih baik antara atasan dan karyawan.
